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Software für die Dokumentenverwaltung

Das Dokumentenmanagement-System für Schweizer KMU

Was ist ein Dokumentenmanagement System (DMS)?

Einfach ausgedrückt, ist ein Dokumentenmanagement System (DMS) eine Softwarelösung zur Speicherung, Verwaltung, Digitalisierung und Verfolgung von Dokumenten, die entweder bereits elektronisch vorliegen (meist im PDF Format) oder die mit Hilfe eines Dokumentenscanners digitalisiert werden. Obwohl die meisten Dokumentenverwaltungssysteme Daten in der Cloud speichern, ist ein DMS viel mehr als nur ein Cloud-Speicher. Fortschrittliche DMS – wie die Lösung von Visunum ERP – erleichtern Ihnen den Umgang mit Ihren geschäftlichen Dokumenten und stellen sicher, dass sie Gesetzeskonform aufbewahrt werden. Zum anderen werden mit dem richtigen DMS alltägliche Arbeitsabläufe vereinfacht und dadurch beschleunigt. Mit der gewonnenen Zeit steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden und können sich stärker auf die gewinnbringenden Tätigkeiten konzentrieren. Erfahren Sie im Folgenden welche weiteren Vorteile Ihnen der Einsatz eines digitalen DMS – im Besonderen die Lösung von Visunum ERP – bringt.

Welches sind die Vorteile eines DMS?

Schnell entsteht Chaos, wenn Dokumente an verschiedenen Orten gespeichert und bewirtschaftet werden – auf Papier in Dokumentenordner, auf Laptops der Mitarbeiter, USB-Sticks, in E-Mails und Netzlaufwerken sowie in verschiedenen Verzeichnissen und File-Sharing Seiten. Dies beeinträchtiget die Unternehmensproduktivität und erhöht Sicherheitsrisiken. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ändert dies. Mit dem DMS Modul von Visunum ERP bringen Sie Ordnung ins Chaos.

Wie funktioniert ein DMS?

1. Doument erfassen

In Visunum ERP können Sie Dokumente auf unterschiedliche Weise erfassen.

Einzelne Dokumente können über den Dokumentenupload importiert werden. Diese Methode eignet sich vor allem für die Erfassung von einzelnen Dokumenten. Die Indizierung des Dokumentes erfolgt im selben Workflow.

Mit dem Massenupload können Sie bis zu 100 Dokumente gelichzeitig importieren. Die Indizierung der Dokumente erfolgt separat nach dem Import.

Mit VisunumERP können Sie Dokumente auch von unterwegs erfassen. Mit der Visunum ERP Mobile App und der darin integrierten Scanlösung können Sie Dokumente einfach und schnell von überall aus erfassen. Das Dokument steht Ihnen dann im integrierten DMS zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

2. Dokument indizieren

In VisunumERP haben Sie die Möglichkeit eigene Dokumentenarten zu definieren, welche Sie bei der Indizierung des Dokuments setzten können. Ausserdem können Sie definieren, welchen Objekten (Kunde, Lieferant, Rechnung, Vertrag, usw.) das Dokument zugeordnet werden soll.

 

3. Dokument schnell und einfach wiederfinden

Das Dokument können Sie in Visunum ERP auf verschiedene Weise wiederfinden. So können Sie z. B. das dem Dokument zugewiesene Objekt öffnen, um darauf zuzugreifen. Über die Dokumentensuche können Sie das Dokument mit der Dokumentenart, dem zugewiesenen Kunden, dem zugewiesenen Objekt, dem Dokumentenerstellungsdatum, usw. finden. VisunumERP besitzt eine integrierte PDF-Voranzeige Funktion, mit der Sie sich die Dokumente überall anzeigen lassen können. Auch besteht die Möglichkeit die Dokumente aus Visunum ERP heraus direkt per E-Mail zu versenden.

DIE DOKUMENTEN LÖSUNG VON Visunum ERP

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Die Dokumentenverwaltungslösung von Visunum ERP gehört zu den Unternehmensaktivitäten Modul von Visunum ERP. Verschaffen Sie sich auf der Seite «wertschöpfende Unternehmensaktivitäten» einen Überblick über die weiteren nützlichen Funktionen die wir Ihnen im Aktivitäten Modul anbieten.

Haben Sie weitere Anforderungen AN die Dms Lösung von Visunum ERP?

Visunum ERP wurde stark auf die Bedürfnisse von Schweizer KMU ausgerichtet. Trotzdem kann es vorkommen, dass Sie eine benötigte Funktionalität in unserem Grundpaket vermissen. Kein Problem! Auch dafür bieten wir Ihnen eine Lösung an. Anders als bei anderen ERP Anbietern können individuelle Anforderungen in Visunum ERP kostengünstig und unkompliziert realisiert werden. Kontaktieren Sie uns einfach für ein unverbindliches Angebot.

Weitere Informationen zum Thema individual Entwicklung finden Sie in diesem Artikel.

Visunum ERP kostenlos Testen..

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